Störung/Mangel/Auftrag |
  
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Störung/Mangel/Auftrag |
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Dieses Modul bietet die Möglichkeit Störungen und Mängel zu erfassen und weiter zu bearbeiten. Dabei wurde ein eigenes Modul Störungen und Mängel geschaffen, welches über das Portal aufrufbar ist. Über dieses Modul können sogenannte Störungs- oder Mangelaufträge erstellt und die Bearbeitung überwacht werden. Zu den jeweiligen Aufträgen können separate Termine zur Behebung der Störung bzw. des Mangels angelegt werden.
Zur Unterscheidung wurden folgende Symbole eingeführt:
•Störung (roter Blitz)
•Mangel (blauer Blitz)
•Auftrag (ein Zettel)
In Abhängigkeit vom Typ Störung / Mangel / Auftrag können die Pflichtfelder definiert werden. Steht der Typ bei der Erfassung auf „nicht festgelegt“, sprechen wir von einer Meldung. Auch für diese sind die Pflichtfelder separat einstellbar. Die Konfiguration geschieht in der Stammdatenpflege der Pflichtfelder im Bereich Customizing.
Nach Störungen, Mängel oder Aufträgen kann auch gesucht werden. Es besteht z.B. die Möglichkeit nach Störungen zu suchen, welche zu Objekten gemeldet wurden, die in der Technischen Objektstruktur unter einem bestimmten Objekt / Platz / Ordner angelegt sind. Dazu lässt sich wie beim Terminkalender die Suche mit dem Feld „Alle Objekte unterhalb“ entsprechend einschränken.
Nach dem Ausführen der Suche gelangt man zu der Ansicht in der Störungen bzw. Mängel aufgelistet werden. Es besteht hier die Möglichkeit eine Maskenkonfiguration vorzunehmen.
Maskenkonfiguration
Über zwei Buttons 
oben rechts in der Übersicht der Tabelle lässt sich eine eigene Ansicht erstellen, bzw. die Maskenfelder pro Benutzer frei konfigurieren.
Über den linken Button "Konfiguration der Tabellenspalten" kann man eine selbst definierte Ansicht ("Meine Ansicht") erstellen, die im linken Bereich der Übersicht ausgewählt werden kann. In dieser Ansicht können beliebige Informationen zum Termin zusammengestellt werden. Das Hinzufügen und Entfernen geschieht über die Buttons "+" und "-". Sollen mehrere Tabellenspalten zusammengefasst werden, müssen die gewünschten Spalten mit Strg markiert und über Klicken des Doppelpfeils verknüpft werden. Mit den Einzelpfeilen kann die Reihenfolge bzw. Anordnung der Tabellenspalten im Kopf definiert werden.
Über den rechten Button "Konfiguration der Maskenfelder" können benutzerbezogen die Felder gewählt werden, welche im Detailbereich einer Störung/ eines Mangels angezeigt werden. Ist keine eigene Konfiguration definiert, werden grundsätzlich alle Informationen dargestellt, es kann aber sinnvoll sein, das ein oder andere Feld auszublenden.
Zusätzlich kann eine selbst erstellte Konfiguration unter Stammdaten - Systempflege - Maskenkonfiguration auf andere Benutzer, Gruppen, Abteilungen oder auch Rollen übertragen werden.
Szenarien zum Arbeiten mit Störungen/Mängeln
Um die Vielzahl kundenspezifischer Prozesse abdecken zu können, werden im Folgenden 6 mögliche Szenarien dargestellt, wie mit dem Modul gearbeitet werden kann:
1. Fall: Störung oder Mangel nacherfassen
Über das Modul Störung/Mangel eine Meldung erfassen, klassifizieren, ggf. Auftragsdaten erfassen, Daten zur Behebung erfassen und abschließen (keine Termine)
2. Fall: Melden - Klassifizieren und Disponieren – Beheben – Abschließen (Standard-Störungsprozess)
a. Über Modul Störung/Mangel eine Meldung erfassen,
Über eine entsprechende Systemeinstellung kann die maximale Anzahl der Objekte bei Störung, Mangel oder Auftrag auf eins beschränkt werden. Ist das Objektfeld als Pflichtfeld markiert, muss dann genau ein Objekt zugewiesen werden.
b. durch Sachbearbeiter klassifizieren, ggf. Auftragsdaten erfassen, ggf. Termine erzeugen und zur Behebung freigeben,
c. Termine rückmelden (durch Wartungspersonal),
d. Abschließen (automatisch oder durch Sachbearbeiter)
Erfassung der Daten zur Behebung in Schritt c. und/oder d. Anmerkung: Falls der Sachbearbeiter die Meldung als „nicht wichtig“ einstuft, ist der Prozess verkürzt (z. B. ohne Schritt c.)
3. Fall: AD-HOC Störungs-/Mangelbeseitigungstermin
Über den Terminkalender kann ein Sachbearbeiter oder auch das Wartungspersonal, ohne den Umweg über die Meldung bzw. das Störung-/Mangelmodul, einen Termin zur Beseitigung einer Störung oder eines Mangels anlegen. Es wird automatisch ein Eintrag im Modul Störung-/Mangel erzeugt.
4. Fall: Prüftermin: Dokumentation von Mängeln zu einem Prüftermin
Auftretende Mängel werden dokumentiert und ggf. während des Prüftermins behoben, es erfolgt keine weitere Bearbeitung.
5. Fall: Prüftermin: Erfassen von Mängeln zu einem Prüftermin zur Planung der Behebung (Standard-Meldungsprozess)
a. „Normaler Prüftermin“ wird mit Mängeln oder Störungen erfasst,
b. Pro Mangel / Störung wird automatisch ein Eintrag im Modul Störung-/Mangel angelegt
c. die weitere Bearbeitung entspricht Fall 2.
6. Fall: Prüftermin: Erfassen von Mängeln zu einem Prüftermin mit direkter Erzeugung von Störungs-/Mangelbeseitigungsterminen (SMBT)
a. „Normaler Prüftermin“ wird mit Mängeln oder Störungen erfasst,
b. Pro Mangel / Störung kann ein SMBT angelegt werden
c. Pro Mangel / Störung wird ein Eintrag im Modul Störung-/Mangel angelegt und der zugehörige SMBT hinterlegt.
d. die weitere Bearbeitung entspricht Fall 2
Weitere Informationen dazu finden Sie hier
Ändern und Löschen von Terminen, so lange die Störung / der Mangel im Status gemeldet ist
So lange eine Störung / ein Mangel sich noch im Status gemeldet befindet, können angelegte Termine ab sofort auch direkt aus dem Modul Störung / Mangel gelöscht oder abgeändert werden. Wenn die Freigabe zur Behebung erfolgt ist, können diese Änderungen nur noch aus dem Bereich Terminkalender erfolgen.
Unterscheidungsarten:
•Störung
•Mangel
•Auftrag mit mehreren Terminen (Sammelauftrag) (ggf. erst spätere Ausbaustufe)
Stillstandart:
•Störung mit Stillstand
•Störung mit abgeschwächter Leistung
•Störung ohne Stillstand
feste Optionen:
•Stillstandzeiten erfassen
•Anteil der Abschwächung erfassen
Bereitstellung von E-Mailing
Bei dem E-Mailverteiler zu Störung / Mangel lassen sich wie gewohnt Personen, Rollen etc. definieren. Zusätzlich stehen als spezielle Ansprechpartner der / die Objekt-Verantwortliche zur Verfügung.
Unter dem Punkt Autom. Benachrichtigung stehen für den Bereich Störung / Mangel folgende auslösende Aktionen zur Verfügung:
- Status der Störung/des Mangels geändert
- Störung oder Mangel angelegt
Wie Sie eine automatische E-Mailbenachrichtigung einrichten finden Sie hier
Automatischer Termin zur Störungs-/Mangelbeseitigung
Nach Anlegen einer Störung/ eines Mangel wird automatisch ein Termin zur Behebung der Störung/ des Mangels angelegt. Voraussetzung ist, dass der Typ definiert wurde (d.h. Störung bzw. Mangel). Die Funktionalität kann über die Systemeinstellung „Termin zur Behebung automatisch anlegen“ ein- bzw. ausgeschaltet werden.
Ist die Funktion aktiviert, wird beim Speichern einer Störung / eines Mangel geprüft, ob schon ein Termin zu der Störung / dem Mangel existiert. Ist das nicht der Fall, wird ein Behebungstermin automatisch angelegt. Über die zusätzliche Systemeinstellung „Termin zur Behebung automatisch anlegen – Plandatum“ wird festgelegt, an welchem Datum der Behebungstermin durchgeführt werden soll. Als Auswahlmöglichkeiten stehen folgende Daten zur Verfügung:
- Tagesdatum
- Gemeldet am
- Zu erledigen bis
Unabhängig von dem Behebungszeitpunkt wird der Toleranz-Beginn auf heute gesetzt, so dass die Rückmeldung von dem Termin direkt erfolgen kann.
Freifelder in Abhängigkeit vom Typ
Freifelder für den Bereich Störung/Mangel können nun in Abhängigkeit zum definierten Typ angegeben werden. D.h. es ist möglich Freifelder nur für Mängel, Aufträge oder Störungen zu definieren, welche bei den jeweiligen anderen Typen nicht sichtbar sind. Werden alle Typen bei der Definition des Freifelds angehakt, steht das Freifeld auch bei bereits nicht definierten Störungen/Mängel oder Aufträgen d.h. bei sogenannten Meldungen zur Verfügung.
Bei Fragen zu diesem Thema, können Sie sich gerne bei uns melden.
Tel.: +49 6897 506 41