Autom. Benachrichtigung

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Autom. Benachrichtigung

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In der Automatischen Benachrichtigung kann das aktionsgesteuerte automatische Versenden von E-Mail eingestellt werden, wie z.B. die Benachrichtigung des Objektverantwortlichen bei Aktion "Rückmeldung" eines Termins. Hierfür muss eine Aktion über die Auswahl von Kriterien, wann eine E-Mail versendet werden soll,  definiert werden.

 

 

Einrichten und Bearbeiten der automatischen Benachrichtigung

 

In der Stammdatenverwaltung "Autom. Benachrichtigung" können Benachrichtigungen erstellt, geändert, kopiert, gelöscht, deaktiviert oder gesucht werden. Eine automatische Benachrichtigung wird durch Klicken auf den „Neu“- Button erstellt. Hierbei werden die Register am unteren Bildschirmrand für die Eingabe freigeschaltet.

Um eine automatische Benachrichtigung einzurichten, sollte zunächst ein E-Mailverteiler sowie eine E-Mailvorlage erstellt werden, die dann über die Auswahl in der Combobox mit der "Automatischen Benachrichtigung" verknüpft werden können. Man hat jedoch auch die Möglichkeit direkt aus der "Autom. Benachrichtung", über das Neu- Icon eine E-Mailvorlage und einen E-Mailverteiler anzulegen und auszuwählen. Neben der Bezeichnung, der E-Mailvorlage und E-Mailverteiler ist hier die Auswahl des Bereichs und der Aktion obligatorisch.

 

Für die Bereiche Terminkalender, Technisches (Sammel-) Objekt, Störungen/Mängel, Betriebsanweisungen, Sicherheitsdialog und Gefährdungsbeurteilung stehen aktuell folgende Aktionen zur Verfügung, an denen eine E-Mail vom System versendet werden kann:

 

 

 

Die Anwendung versendet an die in den Systemeinstellungen hinterlegte Mailadresse des Administrators eine E-Mail, wenn zu einer ausstehenden Benachrichtigung kein Empfänger ermittelt werden konnte. Diese Funktionalität kann pro Benachrichtigung ein- bzw. ausgeschaltet werden. Dazu muss lediglich die Checkbox „E-Mail bei fehlendem Empfänger“ de-/selektiert werden.

 

Terminkalender

 

Termin angelegt: Ein Termin wurde angelegt

Fälligkeit geändert: Ein Termin hat seine Fälligkeit geändert (z.B. von „geplant“ nach „in Toleranz“, oder von „in Toleranz“ nach „Fällig“)

Disposition: Ein Termin wird auf ein anderes Datum und/oder auf eine andere Abteilung/Gruppe/Person etc. disponiert

Rückmeldung: Ein Termin wurde zurückgemeldet

Erinnerung bei Versäumt

Erinnerung bei "Warte auf Dokumentation"

 

Technische (Sammel-) Objekte

 

Garantiebenachrichtigung: Sobald die eingestellt Vorwarnzeit eine Garantiezeit erreicht hat, wird eine E-Mail versendet.

Technisches (Sammel-) Objekt angelegt

Technisches (Sammel-)Objekt geändert: Durch diese Aktion können E-Mails versendet werden, sobald der Datensatz im System angepasst wurde.

Statuswechsel

 

Störungen und Mängel

 

"Zu erledigen bis"-Datum erreicht

Status der Störung/ des Mangels geändert

Störung oder Mangel angelegt

Störung oder Mangel geändert

 

Betriebsanweisung

 

Ablauf Gültigkeit

Aktivieren

Freigeben

Nächstes Review in einem Monat

Nächstes Review ist erreicht

Prüfen

 

Quellen-Import

 

Über diese automatische Benachrichtigung kann man sich beim Einspielen des Quellen-Imports informieren lassen, welche Gefährdungsbeurteilungen bzw. welche Maßnahmenkataloge von dem Quellen-Import betroffen sind.

 

GB zu aktualisieren

MK zu aktualisieren

 

Sicherheitsdialog

 

Aufgabe erteilen

Freigeben

Reklamieren

 

Gefährdungsbeurteilung

 

Ablauf Gültigkeit

Aktivieren

Bearbeitung abschließen

Erinnerung bei 'Review versäumt'

Freigeben

Muster aktualisiert

Prüfen

Reklamieren

Review durchführen

Review planen

 

Person

 

Anlegen

Monitoring "Erfolgreiche Anmeldung"

 

Sicherheitsdatenblatt

 

Ablauf "Letzte Überprüfung der Aktulität"

Ablauf Gültigkeit

Aktivieren

 

Schulungsantrag

 

Antrag deaktiviert

Antrag genehmigt

Antrag gestellt

Schulung beendet

 

 

Je nachdem welcher Bereich in diesem Register ausgewählt wird, ändert sich die Aktion und die Vorlagen bzw. der Verteiler. Die Aktionen sind die Auslöser für einen E-Mailversand.

 

 

Systempflege_auto_benach_02

 

Des Weiteren ist es möglich einen zusätzlichen Auslöser für die Automatische Benachrichtigung einzubinden. Im Register Auslöser können Kriterien mit Werten angezeigt, geändert, erstellt, kopiert sowie gelöscht werden. Je nachdem welches Kriterium ausgewählt wurde, erscheinen unterschiedliche Werte, die ausgewählt werden können.

 

Gleiche Kriterien werden ODER-verknüpft

unterschiedliche Kriterien werden UND-verknüpft

 

 

Systempflege_auto_benach

 

Es können beliebig viele Automatische Benachrichtigungen auch zu derselben Aktion erstellt werden. Dies ist aber nur sinnvoll, wenn sich die Benachrichtigung entweder anhand der eingestellten Kriterien, E-Mailvorlagen und/oder E-Mailverteiler unterscheiden. Somit können unterschiedliche Benachrichtigungsszenarien optimal abgebildet werden. Für die Einrichtung werden am besten folgende Fragen gestellt.

 

Bei welchen Aktionen und unter welchen Kriterien soll benachrichtigt werden (Stammdatum Automatische Benachrichtigung)?

Wie lautet der E-Mailtext, der versendet werden soll (Stammdatum E-Mailvorlage)?

Wer soll die E-Mail erhalten (Stammdatum E-Mailverteiler)?