E-Mailvorlage

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E-Mailvorlage

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In der E-Mailvorlage werden die Inhalte festgelegt, die später aus dem System über die "automatische Benachrichtigung" an die Adressaten versendet werden.

Unter Angabe eines Betreffs und dem E-Mailtext können individuelle Mails erzeugt werden. Je nach Bereich zu dem die E-Mails verfasst werden, stehen verschiedene Platzhalter (sogenannte TAGs) zur Verfügung, welche später durch die Echtdaten aus dem System gefüllt werden.

 

 

Bearbeitung von E-Mailvorlagen

 

In der Stammdatenverwaltung E-Mailvorlage können E-Mailvorlagen erstellt, geändert, kopiert oder gelöscht werden.

 

 

Erstellen einer E-Mailvorlage

 

E-Mailvorlagen können unter dem Modul Stammdatenverwaltung im Register „Systempflege“ angelegt werden. Eine automatische Benachrichtigung wird durch Klicken auf den „Neu“- Button erstellt. Hierbei werden die Register am unteren Bildschirmrand für die Eingabe freigeschaltet.

 

E-Mailvorlage

 

Allgemein

 

Bereich:                        Bereich in dem die Vorlage verwendet wird.

Vorlage:                        Bezeichnung der Vorlage.

Absenderadresse:                Absenderadresse, die statt der Standardadresse aus den Systemeinstellungen verwendet werden soll.

Thema:                        Betreff der versendeten E-Mail (hier können auch TAG´s verwendet werden).

 

 

E-Mails sammeln

 

Sollen die E-Mails nicht getrennt versendet werden, besteht die Möglichkeit in der E-Mailvorlage das Häkchen „E-Mails sammeln“ anzuhaken. Dies bedeutet, dass alle E-Mails an einen bestimmten Adressaten mit einem speziellen Grund zu einer definierten Automatischen Benachrichtigung gesammelt werden und 1x nächtlich (konfigurierbar) versendet werden.

So kann z.B. eine Mail über alle versäumten Termine eines Tages verfasst werden.

Damit das System weiß, welche Teile der E-Mail in der Mail selbst wiederholt werden, muss der wiederholende Teil in spezielle TAGs (<BEGINN_LIST>, <ENDE_LIST>) eingeschlossen werden.

 

Beispiel:

 

Folgende Termine sind seit <VERSAEUMT_AB> versäumt:

 

<BEGINN_LIST>

 - <TERMINNR>: <MASSNAHME>

   <OBJEKT>

<ENDE_LIST>

 

Würde z.B. bei 2 versäumten Terminen folgendes Ergebnis anzeigen:

 

Folgende Termine sind seit 03.06.2012 versäumt:

 

 - 00000450: regelmäßige Prüfung

   Druckbehälter XY

 

 - 00000451: Wartungsarbeiten durchführen

   Anlage ABC

 

 

Mailtext

 

Hier wird der Mailtext eingetragen, der später auch in der versendeten E-Mail steht. Es können Platzhalter verwendet werden.
Neben reinen textuellen E-Mails besteht auch die Möglichkeit HTML-Mails zu verfassen, in denen Formatierungen des Textes oder das Einfügen von HTML-Tabellen erlaubt sind. Dazu muss in der E-Mailvorlage das Flag „Im HTML-Format verfassen“ angehakt werden. Da TMS keinen eigenen HTML-Editor zur Verfügung stellt, sollte bei der Erstellung der HTML-Mail auf einen geeigneten Editor zurückgegriffen werden (z.B. Microsoft Word).
 

Stammdatenverwaltung_E-Mail

 

 

 

E-Mail TAGs

 

TAG

Beschreibung

Allgemeingültige TAGs (in allen Bereichen verwendbar)

<GRUND>

Grund, der im E-Mailverteiler für den entsprechenden Empfänger hinterlegt ist

<BENUTZER>

Diejenige Person, die die E-Mail im System provoziert

<VORLAGE>

Zugrundeliegende E-Mail-Vorlage

<VERTEILER_NR>

Nummer des hinterlegten E-Mail-Verteilers

<VERTEILER_BEZ>

Bezeichnung des hinterlegten E-Mail-Verteilers

<MANDANT_NR>

Nummer des angemeldeten Mandanten

<MANDANT_BEZ>

Bezeichnung des angemeldeten Mandanten

Bereich Terminkalender

<TERMINID>

Eindeutige ID des Termins

<TERMINNR>

Nummer des Termins

<TERMINFAELLIGKEIT>

Zeitpunkt, wann der Termin fällig ist (hier wird die Präzision nicht so schön berücksichtigt, wie im Client)

<TERMINFAELLIGKEITSTATUS>

Textuelle Repräsentation des Status, in Textform (fällig, versäumt …)

<BEARBEITUNGSSTATUS>

Bearbeitungsstatus, in Textform (erstellt, disponiert …)

<BEMERKUNG>

Bemerkung des Termins

<BERECHNETER_TERMIN>

Datum des berechneten Termins

<DISPODATUM>

Datum auf das der Termin derzeit Disponiert ist, oder das berechnete Datum, wenn der Termin noch nicht disponiert ist

<DISPO_ABTEILUNG>

Disponierte Abteilung

<DISPO_GRUPPE>

Disponierte Gruppe

<DISPO_BEARBEITER>

Disponierter Bearbeiter

<DISPO_ALT_BEARBEITER>

Disponierter Alternativbearbeiter

<DISPO_BEAUFT_UNTERNEHMEN>

Disponiertes Beauftragtes Unternehmen

<DURCHGEFUEHRT_AM>

Datum des Zeitpunkts, wann der Termin durchgeführt wurde

<RUECKGEMELDET_AM>

Datum des Zeitpunkts, zu dem der Termin zurückgemeldet wurde

<TOLERANZ_BEGINNT>

Datum des Zeitpunkts, zu dem der Termin in die Toleranz kommt

<VORZIEHBAR_AB>

Datum des Zeitpunkts, ab wann ein Termin vorgezogen werden kann

<BENACHRICHTIGUNG_AM>

Datum des Zeitpunkts, zu dem eine automatische Benachrichtigung versendet werden soll

<FAELLIG_BIS>

Datum, bis wann der Termin als „heute fällig“ angezeigt werden soll

<FAELLIG_AB>

Datum ab wann der Termin als „heute fällig“ angezeigt werden soll

<VERSAEUMT_AB>

Datum, ab wann der Termin den Status „versäumt“ erhält

<MASSNAHME>

Bezeichnung der beim Termin hinterlegten Maßnahme

<QUALIFIKATION>

Liste der Qualifikationen, die für die Durchführung des Termins notwendig sind. Die Liste ist kommasepariert und jeder Eintrag steht in einer neuen Zeile

<OBJEKT>

Liste der der Objekte, die dem Termin hinterlegt sind. Jeder Eintrag steht in einer neuen Zeile. Die Objekte werden wie folgt präsentiert:

 

Nummer Bezeichnung (Alternative Bezeichnung), Objektverantwortlicher (E-Mailadresse, Telefonnummer)

<OBJEKT_ERGEBNIS>

Liste der Bezeichnungen der Objekte inkl. dem jeweiligen Ergebnis, Objektverantwortlicher (E-Mailadresse, Telefonnummer)

<OBJEKT_HTML>

Spezielles TAG für HTML-Mails. Liefert das gleiche Ergebnis wie das TAG <OBJEKT> nur als HTML-Tabelle aufbereitet

<OBJEKT_ERGEBNIS_HTML>

Spezielles TAG für HTML-Mails. Liefert das gleiche Ergebnis wie das TAG <OBJEKT_ERGEBNIS> nur als HTML-Tabelle aufbereitet

<ERGEBNIS>

Ergebnis des Termins

<BEARBEITUNGSSTATUS>

Bearbeitungsstatus, In Textform (erstellt, disponiert …)

<LIST_MESSWERTE_NIO>

Liste der Messungen mit Bewertung nicht in Ordnung

<LIST_MESSWERTE_ND>

Liste der Messungen mit Bewertung nicht durchgeführt

<URL>

Sprung zum Termin

<ANZEIGETEXT>

Anzeigetext der Objekte

<WARTE_DOKU>

Warte auf Dokumentation

Zählerrelevante Daten

<LIST_MESSWERTE_ND_HTML>

Liste der Messungen mit Bewertung nicht durchgeführt

<ZAEHLER>

Name des hinterlegten Zählers

<ZAEHLERSTAND>

Aktueller Zählerstand des Zählers

<ZAEHLER_ABGELESEN_AM>

Aktueller Zählerstand abgelesen am

<ZAEHLER_EINHEIT>

Zähler-Einheit Kürzel (Kürzel der Einheit)

<ZAEHLER_EINHEIT_BEZ>

Zähler-Einheit Bezeichnung

<ZAEHLER_BENARICHTIGUNG_AB>

Zähler Benachrichtigung ab

<ZAEHLER_TOLERANZ_AB>

Zähler Toleranz ab

<ZAEHLER_FAELLIG_AB>

Zähler Fällig ab

<ZAEHLER_DURCHGEFUEHRT_BEI>

Zählerstand bei Durchführung

Spezielle TAGs für HTML-Mails

<OBJEKT_HTML>

Liste der Objekte

<OBJEKT_ERGEBNIS_HTML>

Liste der Objekte inkl. Ergebnis

<LIST_MESSWERTE_NIO_HTML>

Spezielles TAG für HTML-Mails. Liefert das gleiche Ergebnis wie das TAG <LIST_MESSWERTE_NIO> nur als HTML-Tabelle aufbereitet

<LIST_MESSWERTE_ND_HTML>

Spezielles TAG für HTML-Mails. Liefert das gleiche Ergebnis wie das TAG <LIST_MESSWERTE_ND> nur als HTML-Tabelle aufbereitet

<AUF_NR>

Nummer der zugewiesenen Störung / Mangel

<AUF_STAT>

Status der zugewiesenen Störung / Mangel

<ANZEIGETEXT>

Anzeigetext der Objekte

<WARTE_DOKU>

Warte auf Dokumentation

Spezielle TAGs für den Programm-Aufruf aus einer E-Mail

<URL>

Aufruf Modul Terminkalender (Anzeige des Termins im Terminkalender)

Störung/ Mangelbezogene Daten

<AUF_NR>

Nummer

<AUF_STAT>

Status

<AUF_BESCHR>

Beschreibung

<AUF_GEM_AM>

Gemeldet am

<AUF_ZU_ERL_BIS>

Zu erledigen bis

<AUF_OBJEKT_URSACHE>

Störungsverursacher

Garantiebenachrichtigung

<OBJEKT_NR>

Objekt-Nummer

<OBJEKT_BEZ>

Objekt-Bezeichnung

<OBJEKT_ALT_BEZ>

Alternative Bezeichnung

<OBJEKT_BEM>

Bemerkung

<OBJEKT_GARANTIE_BIS>

Garantie bis

<OBJEKT_GARANTIE_WARNUNG_TAGE>

Vor Ablauf der Garantie benachrichtigen (in Tagen)

<OBJEKT_HERSTELLER>

Hersteller

<OBJEKT_LIEFERANT>

Lieferant

<OBJEKT_WARTUNGSVERTRAG>

Wartungsvertrag

Bereich Störung/Mangel

<URL>

Sprung zu der Störung/ dem Mangel

<URL_TK>

Anzeige aller Termine zu Störung/ Mangel

REGISTER „MELDUNG“

<AUF_ERF_DURCH>

Erfasst durch

<AUF_ERF_AM>

Erfasst am

 

<AUF_GEM_VON_ABTEILUNG>

<AUF_GEM_VON_GRUPPE>

<AUF_GEM_VON_BEARBEITER>

<AUF_GEM_VON_EXT_UNT>

Gemeldet von:

Abteilung

Gruppe

Bearbeiter

Ext. Unternehmen

<AUF_GEM_AM>

Gemeldet am

<AUF_OBJEKTE>

Liste der Objekte

<AUF_OBJEKTE_ANZEIGETEXT>

Anzeigetext Objekte

<AUF_OBJEKT_URSACHE>

Störungsverursacher

<AUF_STCKLST>

Stückliste

<AUF_STCKLST_TEILE>

Betroffene Teile

<AUF_PRIO>

Priorität

<AUF_ZU_ERL_BIS>

Zu erledigen bis

<AUF_BESCHR>

Beschreibung

REGISTER „AUFTRAG“

<AUF_NR>

Nummer

<AUF_STAT>

Status

<AUF_ART>

Auftragsart

 

<AUF_AG_ABTEILUNG>

<AUF_AG_GRUPPE>

<AUF_AG_BEARB>

<AUF_AG_EXT_UNT>

Auftraggeber:

Abteilung

Gruppe

Bearbeiter

Ext. Unternehmen

 

<AUF_AN_ABTEILUNG>

<AUF_AN_GRUPPE>

<AUF_AN_BEARB>

<AUF_AN_BEARB_UNT>

Auftragnehmer:

Abteilung

Gruppe

Bearbeiter

Bearb. Unternehmen

<AUF_KOST>

Kostenstelle

REGISTER „KLASSIFIZIERUNG/BEHEBUNG“

<AUF_KLASSIF>

Klassifizierung

<AUF_BEGINN_BEHEB>

Behebung Beginn

<AUF_ENDE_BEHEB>

Behebung Ende

<AUF_DAUER_BEHEB>

Behebung Dauer

<AUF_BESCHR_BEHEB>

Beschreibung Behebung

<AUF_ZUS_BEM>

Zusätzliche Bemerkung

<AUF_STOER_BEGINN>

Störung Beginn (Nur bei Störung gefüllt)

<AUF_STOER_ENDE>

Störung Ende (Nur bei Störung gefüllt)

<AUF_STOER_DAUER>

Störung Dauer  (Nur bei Störung gefüllt)

<AUF_STOER_STILLSTANDSART>

Stillstandsart (Nur bei Störung gefüllt)

Spezielle TAGs für HTML-Mails

<AUF_OBJEKTE_HTML>

Liste der Objekte

<AUF_OBJEKT_URSACHE_HTML>

Störungsverursacher

Spezielle TAGs für den Programm-Aufruf aus einer E-Mail

<URL>

Aufruf Modul Störung / Mängel (Anzeige der Störung / des Mangels)

<URL_TK>

Aufruf Modul Terminkalender (Anzeige aller Termine zur Störung)

Bereich Betriebsanweisung

<BA_NR>

Nummer

<BA_BEZ>

Bezeichnung

<BA_KAT>

Kategorie

<BA_GUELTIG_AB>

Gültig ab

<BA_GUELTIG_BIS>

Gültig bis

<BA_BEM>

Bemerkung

<BA_NAECHSTES_REVIEW>

Nächstes Review am

 

<BA_VERANTW_ABTEILUNG>

<BA_VERANTW_GRUPPE>

<BA_VERANTW_PERSON>

<BA_VERANTW_STELLVERTRETER>

<BA_VERANTW_EXT_UNT>

Verantwortlicher:

Abteilung

Gruppe

Person

Stellvertreter

Externes Unternehmen

<BA_GELTUNGSBEREICH>

Geltungsbereich

<URL>

Sprung zur Betriebsanweisung

Spezielle TAGs für HTML-Mails

<BA_GELTUNGSBEREICH_HTML>

Geltungsbereich (als HTML-Tabelle, nur zur Verwendung in HTML-Mails)

Spezielle TAGs für den Programm-Aufruf aus einer E-Mail

<URL>

Aufruf STV Betriebsanweisung (Anzeige der Betriebsanweisung)

 

Bereich Technisches (Sammel-) Objekt

<OBJEKT_NR>

Nummer

<OBJEKT_BEZ>

Bezeichnung

<OBJEKT_ALT_BEZ>

Alt. Bezeichnung

<OBJEKT_BEM>

Bemerkung

<OBJEKT_GARANTIE_BIS>

Garantie bis

<OBJEKT_GARANTIE_WARNUNG_TAGE>

Vor Ablauf der Garantie benachrichtigen (in Tagen)

<OBJEKT_HERSTELLER>

Hersteller

<OBJEKT_LIEFERANT>

Lieferant

<OBJEKT_WARTUNGSVERTRAG>

Wartungsvertrag vorhanden

<OBJEKT_STATUS>

Status

<OBJEKT_VERANTW>

Objektverantwortlicher (Die Repräsentation entspricht der in der Anwendung)

<OBJEKT_VERANTW_DURCHWAHL>

Durchwahl (OV) (aus Register Allgemein der Person)

<OBJEKT_VERANTW_ADR_TEL>

Telefonnummer (OV) (aus Register Adresse der Person)

<URL>

Sprung zum Technischen (Sammel-) Objekt

Spezielle TAGs für den Programm-Aufruf aus einer E-Mail

<URL>

Aufruf STV Techn. Objekte (Anzeige des Technischen Objekts)

Bereich Gefährdungsbeurteilung

<GB_NR>

Nummer

<GB_BEZ>

Bezeichnung

<GB_TYP>

Typ (z.B. ABB, TKB etc.)

<GB_GUELTIG_AB>

Gültig ab

<GB_GUELTIG_BIS>

Gültig bis

<GB_BEM>

Bemerkung