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In der Stammdatenverwaltung "Berichtsvorlagen" werden die im System hinterlegten oder vom Anwender selbst angelegten Berichtsvorlagen auf Basis von RTF-Schablonen oder Business Objects-Berichten (für MAQSIMA Reporter/BO) verwaltet. Diese Berichtsvorlagen werden beispielsweise bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung oder für den Ausdruck einer Liste der Termine eingesetzt. Außerdem kann eine Berichtsvorlage verwendet werden, um Stammdaten beispielsweise in Form einer Liste oder die Details eines einzelnen Stammdatums auszudrucken. Eine Berichtsvorlage kann auch revisioniert werden, sprich wird die aktive Berichtsvorlage geändert, so erzeugt MAQSIMA TMS eine neue Revision. Diese kann dann wieder geprüft, freigegeben und aktiviert werden. Die alte Revision wird dann deaktiviert.  

 

 

Erstellen und Bearbeiten von Berichtsvorlagen

 

In der Stammdatenverwaltung Berichtsvorlage können Berichtsvorlagen erstellt, geändert, kopiert, deaktiviert oder gesucht werden.

Neben dem Namen ist auch die Berichtsform (Detailbericht, Etikette, Liste), die Auswahl des Bereichs und die Funktion der Berichtsvorlage obligatorisch auszuwählen. Die Berichtsform (Ausnahme Etikette) ist rein informativ. Die Funktion beschreibt, weshalb diese Berichtsvorlage erstellt wurde und der Bereich definiert, an welcher Stelle im System die Berichtsvorlage verwendet werden kann.

 

 

 

Im Register "RTF-Generator" kann die RTF-Schablone in MAQSIMA TMS eingebunden werden. Mit Hilfe des Button "Auswählen" wird ein Pop-Up geöffnet, unter dem die Standardberichtsvorlage im Unterordner "Druckschablone" des Programmverzeichnisses gesucht und ausgewählt werden kann.

 

Hinweis:

Im Vorfeld müssen die Standardberichtsvorlagen im Setup des Programms für die Installation mit ausgewählt werden. Das Setup speichert dann diese automatisch in den Unterordner "Druckschablonen" des Programmverzeichnisses.

 

 

Weitere Attribute des Registers "RTF-Generator" sind:

 

 

•Vorgabe Dateiname

 

 

•Zusätzlich speichern in Verzeichnis

 

•Ausgabeformat (RTF oder PDF möglich)

 

•Ausgabe in DB speichern

 

 

Hinweis:

Deaktivierte Berichtsvorlagen werden nicht endgültig gelöscht, sondern nur deaktiviert, d.h. solche Berichtsvorlagen können wiederholt verwendet werden, wenn man die deaktivierte Berichtsvorlage kopiert.

 

 

 

Verwendung einer Berichtsvorlage

 

Für fast alle Bereiche in MAQSIMA TMS gibt es Berichtsvorlagen die eingebunden werden können. Um einen Druck mit solch einer Berichtsschablone zu starten, muss im Bereich in dem ein Druck erzeugt werden soll, das Drucker-Icon in der Funktionsleiste am oberen rechten Bildschirmrand über einen einfachen Klick ausgewählt werden. Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up, indem eine Liste der zu verwendeten Berichtsvorlagen angezeigt wird und eine davon ausgewählt werden kann.

Nimmt man einer Person das Recht "Drucken nicht freigegebener Berichtsvorlagen", so kann diese Person nur Berichtsvorlagen verwenden, die den Revisionsstatus "aktiviert" besitzen. Nur aktive Berichtsvorlagen-Revisionen stehen im Druck-Dialog zur Verfügung. Dazu muss die Berichsvorlage (in Abhängigkeit der Systemeinstellungen) zuerst geprüft, freigegeben und abschließend aktiviert werden. Der Revisionsstatus einer Berichtsvorlage wird in der Spalte Revisionsstatus angezeigt.

 

 

Importieren aktualisierter Berichtsvorlagen

 

Über das Kontextmenü können aktualisierte Berichtsvorlagen importiert werden. Über einen Dialog lassen sich alle in der Auslieferung enthaltenen Berichtsvorlagen in die eigene Datenbank importieren oder bereits vorhandene aktualisieren.

 

 

Nach einem Importvorgang wird in der letzten Spalte angezeigt, ob die Schablone jetzt in der aktuellen Version in der Datenbank vorliegt oder, ob es ein Problem beim Importversuch gab. Über Doppelklick auf das Symbol lassen sich gegebenenfalls weitere Informationen zum Problem einsehen. Der Importvorgang kann beliebig oft wiederholt werden, da bereits aktuelle Vorlagen nicht verändert werden.