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Unterweisungen, Bedienungsanleitungen etc. sind Daten, die in MAQSIMA TMS als sogenannte Dokumente hinterlegt werden können. Durch einen Doppelklick auf Dateiname, im unteren Detailbereich, kann in das jeweilige Dokument eingesehen werden.

Dokumente können z.B. Organisationseinheiten, somit einzelnen Unternehmen, Abteilungen etc. zugewiesen werden.

 

 

 

 

Zur Neuanlage eines Dokumentes muss die Dokumentklassifizierung bereits vorhanden sein, sie könnte aber auch im Register „Allgemein“ im Modus Neu angelegt werden.

 

Über das Kontextmenü stehen dem Benutzer folgende Optionen zur Verfügung:

 

 

Hinweis: Dokumente können über eine Pfadangabe oder durch die Funktion "in-DB-Speichern" hinzugefügt werden. Um Dokumente innerhalb der DB zu speichern, muss die Checkbox "in DB-Speichern" aktiviert werden. Dokumente mit Pfadangabe sind hingegen nur Benutzern zugänglich, die Zugriff auf den Ordner des Pfades haben.

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Anwender Zugriff auf die hinterlegten Pfade haben (Gruppenlaufwerke statt lokale Verzeichnisse).

Das Ändern und Aktivieren eines Dokumentes führt nicht automatisch zum Aktualisieren des Dokumentes an den Stellen, wo das Dokument verwendet wird, z.B. unter Stammdatenverwaltung, Lager, Artikel. An diesen Stellen besteht die Möglichkeit das Dokument im Ändern-Modus über Kontext-Menü zu aktualisieren.

 

Inhaltssuche für Dokumente

 

Für Dokumente und Zusatzdokumente ist eine Inhaltssuche möglich, d.h. es kann nach Dokumenten gesucht werden, die einen bestimmten Suchtext enthalten. Diese Funktion ist allerdings nur für Dokumente möglich, die in der Datenbank abgelegt wurden, nicht für Dokumente die z.B. im Dateisystem verknüpft sind oder Dokumente, welche über eine URL referenziert wurden.

 

Generell werden folgende Dokumenttypen für die Inhaltssuche unterstützt:

- PDF-Dokumente: pdf

- Microsoft Word: doc; docx

- Microsoft Excel: xls; xlsx

- Text: txt

 

Ob das Dokument für die Inhaltssuche geeignet ist, kann man nach dem Speichern im Register „Allgemein“ an der Checkbox „Volltextsuche möglich“ erkennen. Wenn die Checkbox selektiert ist, wurde der Text des Dokuments erkannt und steht für eine Suche zur Verfügung.